Rekisteriselosteet
1. TIETOSUOJASELOSTE: JÄSENREKISTERI
1. Rekisterin nimi
Suomen Henkisen Kehityksen Liiton jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry
3. Rekisteriasioista vastaava
Nimi: Jari Suominen, Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry:n tietosuojavastaava
Osoite: Tähtimöntie 7, 01350 Vantaa
Puh: 050 358 2200
Sähköposti: henkinentie(ät)gmail.com
4. Rekisteröidyt
Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry:n jäsenet.
5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Suomen Henkisen Kehityksen Liiton ry jäsenrekisterissä säilytetään yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, jäsentiedotusta ja jäsenlaskutusta varten.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Syntymäaika
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi/ainaisjäsen – vuosijäsen, henkilökohtainen maksuviitenumero)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot jäsenistä saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella joko yhdistyksen nettisivuston kautta lähetettävällä, sähköisellä hakemuslomakkeella tai paperisen jäsenyyshakemuslomakkeen kautta.
8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
9.1. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain erikseen oikeutetulla henkilöllä.
9.2. Jäsentiedot ovat sähköisessä muodossa rekisterinpitäjän tietokoneella ja tietoihin on pääsy vain erikseen nimetyllä henkilöllä. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella salasanoin, luotettavalla palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla, kuten esim. viruksien ja haittaohjelmien torjuntaohjelmilla.
9.3. Sähköinen jäsenrekisteri www.henkinentie.fi / Jäsensivut on suljettu sivuosio, jonne rekisteröityneillä yhdistyksen jäsenillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana omalle jäsentietosivulleen omien tietojen muuttamiseksi. Jäsentietoja pääsee jäsenen lisäksi katsomaan ja tarkastamaan vain siihen erikseen nimetty nettisivuston pääkäyttäjä omalla pääkäyttäjätunnuksellaan ja -salasanallaan.
Yhdistyksen nettisivuston Jäsensivut, sähköinen jäsenrekisteri, sijaitsee suomalaisen Avoine Oy:n (Yhdistysavain) ylläpitämällä palvelimella, joka on Suomessa sijaitseva Elisan palvelin. Palvelin on lukitussa ja valvotussa tilassa, palvelimen tiedot on salattu ja tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti: 1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin. 4. Palvelimella olevien tietojen jatkuvasta varmuuskopioinnista ja tietoturvasta huolehditaan koko ajan. Avoine Oy:n järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, joten yhdistyksen tiedot ovat turvassa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus tarkastaa hänestä jäsenrekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.
11. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
2. TIETOSUOJASELOSTE: ASIAKAS- JA SIDOSRYHMÄREKISTERI
1. Rekisterin nimi
Suomen Henkisen Kehityksen Liiton asiakas- ja sidosryhmärekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry (Y-tunnus: 0563946-0)
3. Rekisteriasioista vastaava
Nimi: Jari Suominen, Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry:n tietosuojavastaava
Osoite: Tähtimöntie 7, 01350 Vantaa
Puh: 050 358 2200
Sähköposti: henkinentie(ät)gmail.com
4. Rekisteröidyt
Suomen Henkisen Kehityksen Liitto ry:n asiakkaat ja sidosryhmät.
Asiakkaalla tarkoitetaan niitä kuluttajia ja yrityksiä sekä yhdistyksiä, joiden kanssa Suomen Henkisen Kehityksen Liitolla on asiakassuhde.
Sidosryhmillä tarkoitetaan yksityishenkilöitä, yrittäjiä, yrityksiä ja yhdistyksiä, joiden kanssa Suomen Henkisen Kehityksen Liitolla on yhteistyösuhde (esimerkiksi luennoitsijat yhdistyksen tilaisuuksissa, tilojensa tilavuokraajat yhdistyksen tilaisuuksissa sekä yhdistyksen tuotteiden varastoija).
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutettu etu, lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja asiakassuhteen hoitaminen.
Henkilötietojen antaminen on henkilötietojen antajalta suostumuksen ilmaus henkilötietojen käsittelyyn ja se on edellytys sopimuksen syntymiselle. Suomen Henkisen Kehityksen Liiton (Y-tunnus: 0563946-0) tuotteita ei voi tilata, jos ei anna tilausten toimittamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja.
Emme tee sinua koskevia profilointeja, automaattisia päätöksiä, emmekä käytä tietojasi suoramarkkinointiin.
Henkilötietojasi käsittelevät:
- Yhdistyksen tuotteita välittävä henkilö (tietosuojavastaava).
- Kuljetusyritys, joka kuljettaa tilaamasi tuotteet sinulle.
- Maksuvälittäjä, joka vastaanottaa sinulta maksun.
- Kirjanpitäjä, joka kirjaa tilaus- ja maksutositteet kirjanpitoomme.
- Toiminnantarkastajat, joka tarkastavat kirjanpitomme.
- Verkkosivujemme palveluntarjoaja, Avoine Oy:n Yhdistysavain, kun teet tuotetilauksen nettisivujemme www.henkinentie.fi kautta
- Kun kyseessä on sidosryhmään kuuluva henkilö (esim. luennoitsija yhdistyksen tilaisuudessa), joka tarjoaa työnsä verokortilla, tietojasi käsittelee palkan maksava henkilö (yhdistyksen tietosuojavastaava tai taloudenhoitaja), yhdistyksemme kirjanpitäjä sekä Verottaja.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin kerätään seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Tilatut tuotteet ja toimitustapa lähetystositteineen
- Henkilökohtainen maksuviitenumero
- Maksusuorituksen saapuminen
- Asiakassuhteen tai muun asiallisen asiointisuhteen yhteydenpidossa syntyneiden asiakaspalvelutapahtumien ja -dokumenttien taltioinnit.
Sidosryhmiin kuuluvilta kerätään:
Edellisten tietojen lisäksi tallennamme tiedot palkoista, palkkioista, kulukorvauksista ja muista mahdollisista rahallisista suorituksista.
Yritys- ja yhdistysasiakkailta tallennamme myös Y-tunnukset sekä muut tarpeelliset tiedot lakisääteisten velvoitteidemme hoitamista varten.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan tuotteitamme tilaavalta henkilöltä hänen omalla ilmoituksellaan, kun hän tilaa yhdistyksen tuotteita joko yhdistyksen nettisivuston (www.henkinentie.fi) kautta, lähettämällä tilauksensa sähköpostilla tai soittamalla puhelimella.
Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötiedot saadaan sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana henkilöiltä itseltään.
8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle (muokkaa)
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
9.1. Paperilla olevat asiakastiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain erikseen oikeutetuilla henkilöllä.
9.2. Asiakastiedot sähköisessä muodossa ovat rekisterinpitäjän tietokoneella ja tietoihin on pääsy vain erikseen oikeutetulla henkilöllä. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella salasanoin, luotettavalla palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla, kuten esim. viruksien ja haittaohjelmien torjuntaohjelmilla.
9.3. Sähköinen tuotetilaus-/asiakasrekisteri www.henkinentie.fi sisältää edellä mainitun sivun kautta tulleet yhteydenotot ja tuotetilaukset. Tietoja pääsee katsomaan vain nettisivuston pääkäyttäjä (tietosuojavastaava) omalla pääkäyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan.
Yhdistyksen nettisivusto, www.henkinentie.fi sijaitsee suomalaisen Avoine Oy:n (Yhdistysavain) ylläpitämällä palvelimella, joka on Suomessa sijaitseva Elisan palvelin. Palvelin on lukitussa ja valvotussa tilassa, palvelimen tiedot on salattu ja tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti: 1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin. 4. Palvelimella olevien tietojen jatkuvasta varmuuskopioinnista ja tietoturvasta huolehditaan koko ajan. Avoine Oy:n järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, joten yhdistyksen tiedot ovat turvassa.
10. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin asiakkuus on voimassa ja mitä lakisääteinen velvoite vaatii:
- Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) kirjanpitoaineistoa vaaditaan säilyttämään määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
- Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. (vero.fi)
11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti asianomaiselle rekisterin pitäjälle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen velvoite tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html